여러 사용자가 함께 사용하는 ‘공유 사서함’에 대해 자세히 알아보고, 설정 방법과 활용 팁까지 꼼꼼하게 알려드립니다. 팀 협업 효율성을 높이고, 업무 연속성을 확보하는 데 필수적인 공유 사서함, 지금 바로 시작해 보세요!
1. 공유 사서함이란?
공유 사서함은 특정 개인이 아닌, 여러 사용자가 공동으로 접근하여 전자 메일을 읽고, 보내고, 관리할 수 있는 특별한 사서함입니다. 마치 팀의 대표 이메일 주소처럼 활용할 수 있으며, 공통 일정 관리나 휴가/교대 근무 예약 확인 등 다양한 목적으로 활용됩니다.
2. 공유 사서함을 사용하는 이유
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업무 효율성 향상: 팀 단위의 메일함 구성으로 업무 분담이 명확해지고, 정보 공유가 원활해져 업무 효율성이 향상됩니다.
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유지 보수 용이성: 담당자가 변경되더라도 공유 사서함을 통해 업무 이력을 쉽게 파악하고 인수인계를 간소화할 수 있습니다.
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퇴사자 발생 시 대응: 퇴사자의 개인 사서함을 공유 사서함으로 전환하여 이전 메일들을 안전하게 보관하고, 필요한 정보를 빠르게 조회할 수 있습니다.
3. 사용자 사서함을 공유 사서함으로 설정하는 방법
(1) 관리자 단계 설정 방법
[시작하기 전에]
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사용자에게 (Exchange Online이 포함된) 라이선스가 부여되어 있어야 합니다.
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라이선스 제거 시 50GB로 용량이 제한되며, 추가 용량이 필요하면 라이선스를 할당해야 합니다.
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Exchange 관리 센터 접속: 관리자 계정으로 Exchange 관리 센터로 이동합니다.
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사서함 선택 및 변환: ‘받는 사람’ > ‘사서함’ > 사용자 검색 > 해당 사용자 체크 > ‘공유 사서함으로 변환’을 클릭합니다.
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공유 사서함 구성원 설정: Microsoft 365 관리 센터에서 관리자가 설정할 수 있습니다. ‘Teams 및 그룹’ > ‘공유 사서함’ > 해당 사서함 체크 > ‘구성원 편집’을 클릭하여 구성원을 추가/제거합니다.
4. 공유받은 사서함을 확인하는 방법
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공유 사서함은 PC 앱(설치형 오피스) 아웃룩에서만 조회가 가능합니다.
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아웃룩 웹(OWA)에서는 확인할 수 없습니다.
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PC 앱(OWA 아웃룩)을 재실행하면 폴더 목록에서 공유받은 사서함을 확인할 수 있습니다.
활용 팁:
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공유 사서함의 목적을 명확히 정의하고, 구성원들에게 사용 규칙을 안내하여 효율적으로 활용하세요.
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권한 관리를 철저히 하여 보안을 유지하고, 중요한 정보가 유출되지 않도록 주의하세요.
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정기적으로 공유 사서함을 점검하고, 불필요한 정보는 삭제하여 용량을 관리하세요.
이 가이드가 공유 사서함을 효과적으로 활용하는 데 도움이 되기를 바랍니다.