구글 워크스페이스 스튜디오(Workspace Studio) 사용법 및 실전 활용 가이드

매주 반복되는 리서치, 보고서 작성, 이메일 발송 업무로 지치셨나요? 이제 구글의 업무 자동화 툴, 워크스페이스 스튜디오(Workspace Studio)를 활용해 100% 자동화 시스템을 구축해 보세요. 코딩을 못 해도 “매주 무엇을 해서, 문서로 저장하고, 메일로 보내라”라고 자연어로 명령(프롬프트)을 내려두면 AI가 알아서 작업합니다.

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* Gemini Advanced(우리가 일반적으로 아는 Gemini 챗봇)와의 차이점

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워크스페이스 스튜디오 사용 방법

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접속방법

1) 지메일 우상단 에서 ‘워크스페이스 스튜디오(Workspace Studio)’ 아이콘을 클릭하여 사이드 패널을 열 수 있습니다.

2. 사이드 패널 하단 ‘더 많은 작업 수행’ 버튼을 클릭하여 구글 워크스페이스 스튜디오(studio.workspace.google.com)에 접속합니다.

3. 프롬프트 입력창에 만들고 싶은 워크플로우에 대해 설명하고 ‘만들기’버튼을 클릭합니다.

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워크스페이스 스튜디오를 사용하는 방법은 코딩을 전혀 몰라도 될 정도로 직관적입니다. 작업이 실행될 주기(매주, 매일 등)와 정확한 기준 시간대를 지정해 일정을 구성하는 작업을 한 번만 등록해 두면, 비서가 알아서 일을 시작합니다.

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실전 자동화 예시 스크립트

업무 자동화를 위한 다양한 예시 프롬프트를 소개해드립니다.

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[시간 예약형 1- 웹 리서치] 주간 AI 뉴스 리서치 및 보고서 발송

• • 실행 일정: 매주 월요일 오전 10:00

  • 프롬프트: 지난 한 주(월~일) 동안 발생한 글로벌 주요 AI 뉴스를 리서치해 줘. 새로운 기술 및 모델 출시를 중심으로 내용을 요약해서 구글 문서 파일로 생성해 줘. 파일 제목은 [주간 AI 동향] YYYYMMDD 형식으로 지정해 주고, 문서 생성이 완료되면 해당 문서 링크와 요약본을 내 이메일로 즉시 발송해 줘.

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[시간 예약형 2 – 파일 서치] 매달 팀원 피드백 취합 및 요약 보고서 작성

• • 실행 일정: 매월 마지막 날 오후 5:00

  • 프롬프트: 구글 드라이브 팀 피드백 폴더에 이번 달 동안 팀원들이 제출한 모든 문서를 읽어줘. 핵심 건의사항과 만족도 트렌드를 분석한 뒤, 이 내용을 바탕으로 구글 문서(Docs) 초안 요약본을 만들어 담당자 이메일로 링크를 보내줘.

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[트리거형 1 – 메일 수신시] 도입 문의 메일 접수 시 맞춤형 제안서 초안 작성 및 검토 알림

• • 실행 조건: 메일 제목에 ‘도입 문의’ 또는 ‘제안서 요청’이라는 단어가 포함된 새 메일이 올 때

  • 프롬프트: 고객이 보낸 메일 본문에서 회사 규모와 필요한 서비스 종류를 자동으로 추출해 줘. 추출한 정보를 바탕으로 구글 드라이브에 있는 ‘기본 제안서 가이드’ 문서를 참고하여, 이 고객만을 위한 맞춤형 제안서 문서를 구글 문서(Docs) 파일로 새로 만들어 줘. 파일 작성이 완료되면 나에게 “새로운 도입 문의에 대한 제안서 초안이 준비되었습니다”라는 안내 메일을 방금 만든 구글 문서 링크와 함께 보내서 내가 최종 검토할 수 있게 해줘.

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[트리거형 2 – 드라이브 업로드시] 드라이브에 입사 지원서 업로드 시 이력서 요약 및 면접 질문 추출

• • 실행 조건: 구글 드라이브의 ‘신입 채용 지원서’ 폴더에 새로운 이력서 파일(PDF)이 업로드될 때

  • 프롬프트: 해당 폴더에 새 지원서 파일이 올라오면 즉시 파일 내용을 읽어줘. 지원자의 [핵심 경력 사항, 보유 기술, 주요 프로젝트]를 한눈에 보기 좋게 요약해서 구글 시트 ‘서류 검토 리스트’에 한 줄로 추가해 줘. 추가로, 이 이력서를 바탕으로 면접에서 질문하면 좋을 ‘맞춤형 면접 질문 3가지’를 뽑아 구글 문서로 만든 뒤 나에게 메일 알림을 보내줘.

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주의!

구글의 보안 정책상 외부 API나 AI 에이전트가 다중 권한이 얽혀 있는 공유 폴더에 접근하는 것을 엄격히 차단하므로, 안전한 구동을 위해서는 에이전트가 문서를 생성하거나 수정하는 위치를 반드시 본인의 개인 소유 폴더(내 드라이브)로 지정해 둔 뒤, 결과물만 나중에 공유하는 방식을 추천합니다.😊

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업무 자동화를 위한 가장 쉬운 방법,

구글 워크스페이스 스튜디오 도입이 궁금하다면?